Эксперты рассказали, как решить 5 проблемных моментов в логистике

Автоматизация в любой сфере помогает ускорить выполнение задач и сократить лишние расходы. Эмирлан Бейилбаев, директор кыргызстанского представительства международной "Биржи грузоперевозок ATI.SU", рассказывает о наиболее перспективных направлениях для автоматизации процессов в логистике.

Эксперты ATI.SU изучили работу крупных транспортно-экспедиционных компаний, каждая из которых осуществляет порядка 3 тысяч магистральных перевозок ежемесячно. У исследования было три цели.

Первая - понять, какие рутинные операции в логистическом отделе создают наибольшие трудности. Вторая - оценить, как эти операции сказываются на эффективности всей логистической цепочки, состоящей из четырех участников: грузоотправителя, экспедитора, перевозчика и водителя. Третья задача - выяснить, как с помощью инструментов автоматизации можно решить эти проблемы.

Наиболее трудоемкими задачами для логистов оказались процессы, связанные с поиском и анализом запросов от грузоотправителей. А именно пять ключевых операций:

1. Обработка поступающих заказов.

2. Уточнение деталей заявок.

3. Размещение информации о грузе в информационных логистических системах или сервисах.

4. Подбор подходящего исполнителя.

5. Уточнение деталей и обсуждение стоимости.

Посмотрим, на какой эффект можно рассчитывать при их автоматизации. Первые три операции - рутинные, они занимают около 5 минут. Кажется, что вопрос не стоит внимания - какой эффект для бизнеса от автоматизации пятиминутного действия? Однако если рассмотреть эти задачи с точки зрения всего рабочего дня штата логистов экспедиторской компании, то масштабы будут совершенно иные.

Средний показатель эффективности работы логиста - три завершенные заявки в день. Для достижения этого результата необходимо обработать минимум 12-14 предложений от отправителей. В таких компаниях чаще всего работает четыре логиста. Таким образом, в общей сложности они тратят 4,6 часа только на часть работы с грузами - это больше половины рабочего дня одного сотрудника.

Последние две задачи (выбор исполнителя и уточнение деталей и стоимости) являются более "творческими" этапами: необходимо найти подходящего исполнителя, основываясь на требованиях безопасности и характеристиках груза, а также договориться об условиях транспортировки. Тем не менее, эти процессы также можно автоматизировать. Учитывая, что выполнение этих задач займет в среднем еще 25 минут, получится значительная экономия времени.

Автоматизируя все пять задач, можно сократить одну штатную единицу в логистическом отделе или увеличить объем обрабатываемых в день заявок. Кроме того, это позволит избежать традиционных недостатков "ручных" процессов, таких как длительные телефонные переговоры и переписка, пропуск входящих запросов, дублирование данных и ошибки. Что еще более важно, автоматизация обеспечивает прозрачность всей логистической цепочки для ее участников, устраняя проблемы "разорванной" коммуникации между ними.

Интеграция систем

Исследование также помогло выявить "слепую зону", которая препятствует полной автоматизации процесса обработки заявок на грузоперевозку. Это связано с наличием разных логистических платформ на рынке, что заставляет владельцев грузов и экспедиторов работать одновременно на нескольких из них для повышения эффективности.

В связи с этим сегодня особенно важны совместные усилия и интеграция платформ грузоотправителей и исполнителей.

Примером такого сотрудничества может стать сервис для автоматического дублирования грузов. Он предоставляет исполнителям возможность подключаться к платформе заказчика, а экспедиторам позволяет сэкономить время, не требуя переносить информацию вручную. При наличии функции сквозных торгов, заказчик может сразу увидеть предложение перевозчика, который работает на платформе экспедитора.

Анализ эффективности работы сервиса копирования грузов на примере небольших экспедиторских компаний показал увеличение продуктивности работы логистов. Данный сервис позволяет осуществлять копирование груза с одной площадки на другую всего за 3 секунды, что значительно быстрее по сравнению с прежними 5 минутами - столько времени тратят на перенос информации вручную. Логисты, использующие эту функцию, смогли удвоить количество закрываемых заявок в день. Таким образом, компания даже с тремя логистами закрывала 18 заявок в день. Для сравнения, компании без автоматизированного процесса требовалось 4 логиста и 4,6 часа для обработки 12 заявок.

Автоматизация данного этапа в логистической цепочке позволила сэкономить одно полное рабочее место (1 FTE) и направить освободившееся время на более важные задачи, такие как тщательная проверка новых перевозчиков и обновление статусов перевозок. Кроме того, была исключена необходимость тратить время на поиск грузов.

Автоматизация для грузовладельцев

Интегрированные сервисы также дают значительные преимущества грузовладельцам. Во-первых, это повышение уровня безопасности: доступ к информации о грузах имеют только те, кто авторизован на платформе заказчика. В свою очередь, экспедиторы могут передавать данные о грузе лишь проверенным перевозчикам. Во-вторых, благодаря снижению трудозатрат экспедиторы могут уменьшить свои комиссии, что выгодно заказчикам. В-третьих, автоматизация процессов исключает риск пропуска грузов из-за неправильно настроенных фильтров или человеческой невнимательности. В-четвертых, ускорение работы экспедиторских компаний непосредственно влияет на скорость обработки заявок на грузоперевозки.

Таким образом, автоматизация даже небольших этапов логистического процесса оказывает положительное влияние на бизнес всех участников рынка. Поэтому компаниям следует обращать внимание не только на совершенствование своих операций, но и на то, чтобы стимулировать партнеров к использованию современных технологий для оптимизации их работы.